納品書を電子化する方法・メリットは？電帳法対応から取引先への案内まで解説

更新日：2026年9月3日

納品書の電子化とは？なぜ今対応が必要なのか

納品書の電子化とは、これまで紙で発行・保存していた納品書を、PDFなどの電子データでの管理に切り替えることです。
具体的には、大きく次の2つがあります。

• 発行の電子化：納品書をPDFなどで作成し、メールやWeb上で送付すること
• 保存の電子化：発行・受領した納品書を電子データのまま保存・管理すること

納品書は、法律上かならず発行しなければならない書類ではありません。ただし、いったん発行または受領した納品書は国税関係書類にあたり、保存義務の対象となります。実務上も、届いた商品と発注内容が一致しているかを確認する検収や、請求書との突合に使う重要な書類として位置づけられています。

こうした納品書について、いま電子化への対応が求められている背景には、電子帳簿保存法の改正があります。メール添付やWEB上のダウンロードなど、電子でやり取りした納品書は、電子データのまま保存することが原則として必要になりました。ペーパーレス化やDX推進という時流も重なり、納品書の電子化は多くの企業にとって検討を避けられないテーマとなりつつあります。

紙の納品書運用にひそむ3つの課題

紙の納品書を前提とした運用には、日々の業務を圧迫する課題がいくつも潜んでいます。代表的なものは次の3点です。

• 発行・封入・郵送の手間：出荷のたびに納品書を印刷し、内容を確認して三つ折り・封入し、宛名を貼って投函するという一連の作業が発生します。取引件数が多いほど作業量は増え、月末月初には残業が常態化しているケースも少なくありません。
• 確認・再発行時のタイムロス：取引先から「納品書が届いていない」「内容を確認したい」と連絡を受けた際、ファイリングされた控えを探し出す必要があります。再発行となれば、印刷から郵送までの工程をもう一度やり直すことになります。
• 原本の紛失・劣化リスク：紙の書類は保管スペースを占有するうえ、経年による劣化や紛失のリスクを完全には避けられません。保存期間中に原本が見つからない事態は、税務調査の場面で大きな問題になり得ます。

これらはいずれも、担当者の努力だけでは解消しにくい構造的な課題といえます。

電子帳簿保存法改正が後押しする電子化の流れ

納品書の電子化を後押ししているのが、電子帳簿保存法の改正です。とくに電子取引データの取り扱いは、次のような流れで見直されてきました。

• 2022年1月：改正電子帳簿保存法が施行され、電子でやり取りした書類を紙に出力して保存する方法が原則として認められなくなりました。ただし、準備が整わない企業に配慮した宥恕措置が設けられ、2023年12月31日までは従来どおりの運用も可能とされていました。
• 2024年1月：宥恕措置が終了し、電子取引データは電子データのまま保存することが原則必須となりました。相当の理由がある場合の猶予措置は残されているものの、恒久的に紙保存を続けられる制度ではありません。

つまり、メールでPDFの納品書を受け取っている企業や、WEB上で納品書をダウンロードしている企業は、すでに電子データでの保存が求められる状態にあります。「まだ紙で運用しているから関係ない」と考えていても、取引先の一部が電子で送ってくれば対応が必要になります。自社の発行方法だけでなく、受領している納品書の状況もあわせて確認しておくことをおすすめします。

参考：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト 電子取引関係」

納品書を電子化する3つの方法

納品書を電子化する方法は、大きく3つに分けられます。Excel・Wordで作成してPDF化する方法、紙の納品書をスキャナやOCRでデータ化する方法、そして電子請求書・納品書発行システムを活用する方法です。

それぞれ導入にかかる費用や運用の手間、電子帳簿保存法への対応のしやすさが異なるため、発行件数や社内のリソース、取引先の状況を踏まえて選ぶことが望まれます。

Excel・Wordで作成してPDF化する

もっとも手軽に始められるのが、ExcelやWordで納品書のテンプレートを作成し、PDFに変換してメールで送付する方法です。すでに社内にあるソフトを使うため、新たな導入費用がかからない点が大きな利点といえます。少数の取引先とのやり取りであれば、この方法でも十分に運用できるでしょう。

一方で、発行件数が増えるほど作業の負担は重くなります。宛先や品目、金額を1件ずつ手入力するため、転記ミスや送付先の誤りといったヒューマンエラーが起こりやすくなるでしょう。

ファイルの命名規則や保存場所が担当者ごとにばらついてしまうと、あとから該当の納品書を探し出すのに時間がかかるという問題も生じがちです。さらに、電子帳簿保存法が求める検索要件を満たすには、ファイル名の付け方や索引簿の作成といった運用ルールを自社で整備し、継続的に守り続ける必要があります。

スキャナ・OCRで紙をデータ化する

取引先から受け取った紙の納品書や、社内で保管している過去の控えをデータ化するには、既存のスキャナや複合機の活用がスムーズです。自社の複合機をそのまま利用できれば、初期投資を抑えてスモールスタートできます。

OCR（光学的文字認識）機能を組み合わせれば、スキャンした画像から取引先名や日付、金額といった文字情報を読み取り、検索できるデータへ変換することが可能です。手作業での入力を減らしながら、必要な書類をすぐに呼び出せる状態を整えられます。

ただし、紙の書類をスキャンして保存する場合は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」に該当し、電子データとして受け取った書類とは別の要件が課されます。入力期間の制限や解像度、検索機能の確保などが定められているため、単にスキャンしてフォルダに入れるだけでは要件を満たしません。詳しい内容は後述の電子帳簿保存法のセクションで整理します。

電子請求書・納品書発行システムを活用する

発行件数が多い企業や、確実に法要件へ対応したい企業に適しているのが、専用システムを導入する方法です。初期費用や月額の費用が発生するものの、納品書の作成から配信、保存までを一つの仕組みで完結できる点に価値があります。

システムを利用する主なメリットは次のとおりです。

• 販売管理システムなどから出力したデータを取り込むだけで、納品書を自動で作成できる
• メール配信・WEBダウンロード・郵送代行など、取引先ごとに異なる受け取り方法へ柔軟に対応できる
• タイムスタンプの付与や検索機能など、電子帳簿保存法の要件にシステム側で対応できる
• 発行済みの納品書を一元管理でき、問い合わせがあった際にすぐ確認できる

自社でルールを整備し運用し続ける負担を考えると、中長期的にはシステムの活用がもっとも効率的な選択肢になるケースも少なくありません。

3つの方法の比較

最後に、3つの方法を表形式で比較してみました。

方法	導入コスト	運用の手間	電子帳簿保存法への対応しやすさ
Excel・Wordで作成	低い（既存ソフトを利用）	発行件数に比例して増大	自社でルール整備・運用が必要
スキャナ・OCRでデータ化	低〜中（複合機やOCRソフト）	スキャン作業が都度発生	スキャナ保存の要件対応が必要
発行システムを活用	中（初期費用・月額費用）	自動化により大幅に削減	システム側で要件に対応

発行件数が少ないうちはExcel・Wordでも運用できますが、取引先が増えるにつれて手作業の限界が見えてくるでしょう。将来的な取引量の変化も見据えて検討することをおすすめします。

納品書を電子化するメリット・デメリット

納品書を電子化することで、業務効率化やコスト削減など多くのメリットが得られる一方で、あらかじめ押さえておくべき注意点やデメリットもあります。導入後に「こんなはずではなかった」と後悔しないよう、両面を把握したうえで検討を進めましょう。

納品書を電子化する5つのメリット

納品書を電子化することで得られる効果は、単なる「紙をなくすこと」にとどまりません。日々の業務フローから保管方法、働き方まで、幅広い範囲にメリットをもたらします。主なメリットは次の5点です。

• 業務効率化・時間短縮：印刷、三つ折り、封入、投函といった一連の作業が不要になり、発行から送付までの工程を大幅に短縮できます。データを取り込むだけで納品書を作成できる仕組みを整えれば、月末月初の業務が集中する時期の負荷も平準化されるでしょう。
• コスト削減：用紙代、インク代、封筒代、郵送費といった直接的な費用に加え、作業にかかる人件費も抑えられます。取引件数が多い企業ほど、削減効果は大きくなります。
• 検索性の向上：日付や取引先名、金額などから必要な納品書をすぐに呼び出せるようになります。取引先からの問い合わせや請求書との突合の際、書類を探す時間がほぼかからなくなる点は実務上の大きな利点です。
• 紛失・劣化リスクの低減：紙の書類のように紛失したり、劣化したりする心配がありません。アクセス権限を設定しておけば、閲覧できる担当者を限定でき、情報漏えいの防止にもつながります。
• テレワークへの対応：データで管理していれば、出社しなくても納品書の発行や確認が行えます。書類の処理のためだけに出社する必要がなくなり、働き方の選択肢を広げることが可能です。

押さえておくべき電子化の3つのデメリット

一方で、電子化を進める際にはあらかじめ想定しておくべき側面もあります。事前に対策を講じておくことでスムーズに移行できるよう、次の3点も踏まえて検討してください。

• 費用が発生する：システムを導入する場合、初期費用と月額費用がかかります。ただし、郵送費や人件費の削減額と比較すれば、一定の取引件数がある企業では回収できるケースも多いといえます。
• 取引先ごとに個別対応が必要になる場合がある：社内体制や方針の都合で電子データを受け取れない取引先も存在します。その場合は紙での送付を継続するなど、二重の運用が一時的に発生する可能性があります。
• システム障害時への備えがいる：クラウドサービスを利用する場合、障害時には一時的に発行や閲覧ができなくなることも想定されます。サービス提供元の稼働実績やサポート体制について、導入前に確認しておくと安心です。

デメリットを把握したうえで対策を講じておけば、電子化はスムーズに進められます。とくに取引先への対応については、後述する注意点のセクションで具体的な進め方を解説します。

納品書の電子化は取引先にもメリットがある

納品書の電子化は、自社だけでなく取引先にもメリットがあります。
例えば、紙の郵送では到着まで数日かかっていた納品書も、電子配信であれば発行当日に届けられます。そのため、検収や支払い処理を早く進めてもらえるケースも少なくありません。

また、配信方法を取引先ごとに選べる点も見逃せません。メール添付での受け取りを希望する企業もあれば、専用ページからのダウンロードを望む企業、社内規定の都合で紙の郵送を継続したい企業もあるでしょう。それぞれの希望に応じて発行方法を使い分けられれば、電子化を理由に取引先へ余計な負担を強いることがなくなります。

問い合わせ対応の面でも効果があります。「納品書が届いていない」「先月分をもう一度確認したい」といった連絡を受けた際、データで一元管理していれば該当の納品書をすぐに検索して再送できます。倉庫からファイルを探し出す必要はなく、その場で回答できるケースがほとんどです。

取引先側にとっても、届いた納品書をそのまま電子データとして保存できるため、自社の電子帳簿保存法対応が進めやすくなるという利点があります。納品書の電子化は、発行する側と受け取る側の双方にメリットをもたらす取り組みといえるでしょう。

納品書電子化で押さえるべき電子帳簿保存法のポイント

納品書は、法人税法や所得税法にもとづき保存が義務づけられた「国税関係書類」にあたります。電子化を進める場合は、電子帳簿保存法が定める保存区分ごとの要件を満たす必要があります。

同じ納品書でも、どのように作成・授受したかによって適用される区分が変わる点に注意してください。主なパターンは次のとおりです。

納品書の扱い方	保存区分	電子保存の位置づけ
自社がパソコンで作成した控えを、紙で送付しデータで保存する	電子書類（電子帳簿等保存）	任意（紙での保存も可）
自社で作成した納品書をメールやWEBで取引先へ送付する	電子取引	電子データでの保存が必要
取引先からメールやWEBで納品書を受け取る	電子取引	電子データでの保存が必要
紙で作成・受領した納品書をスキャンしてデータ化する	スキャナ保存	任意（要件を満たせば紙は廃棄可）

とくに押さえておきたいのは、電子取引に該当するデータには保存が義務づけられている一方、スキャナ保存や電子書類の保存はあくまで任意の選択肢だという点です。「まず何に対応すべきか」を判断するうえで、この違いは重要な出発点になります。

電子データ保存で押さえるべき要件

メールやWEBでやり取りした納品書を電子データのまま保存する場合、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。可視性の確保はさらに3つの項目に分かれるため、実務上は次の4点をチェックすることになります。

1. 真実性の確保（改ざん防止）

データが後から書き換えられていないことを担保する措置です。次のいずれか一つを満たせば要件を満たします。

• タイムスタンプが付与された後に納品書データを授受する
• 受け取った後、速やかにタイムスタンプを付与する
• 訂正・削除の履歴が残る、または訂正・削除ができないシステムでデータを授受・保存する
• 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、それにもとづいて運用する

費用をかけずに対応するなら事務処理規程を整備する方法が現実的ですが、規程を作るだけでなく実際に運用し続ける体制が求められます。国税庁が規程のサンプルを公開しているため、自社の実情に合わせて調整するとよいでしょう。

2. 可視性の確保

税務調査などの際に、データをすぐに確認できる状態にしておく要件です。次の3つの項目からなります。

（1）見読可能装置の備付け
保存場所にパソコン、ディスプレイ、プリンタおよびそれらの操作説明書を備え付け、画面と書面のいずれにも整然とした形式で速やかに出力できるようにしておく必要があります。
（2）システム概要書の備付け
使用するシステムの概要を記載した書類を備え付けます。
（3）検索機能の確保
「取引年月日その他の日付」「取引金額」「取引先」の3項目を検索条件として設定できることが基本の要件です。さらに、日付や金額の範囲指定検索、2つ以上の項目を組み合わせた検索にも対応することが原則とされています。

ただし、検索機能には次の緩和措置が設けられています。いずれも、税務職員からのデータのダウンロードの求めに応じられるようにしていることが前提です。

• 範囲指定検索・組み合わせ検索が不要：ダウンロードの求めに応じられるようにしている場合。この場合でも、3項目での検索そのものは引き続き必要です。
• 検索機能の確保そのものが不要：判定期間に係る基準期間（2事業年度前）の売上高が5,000万円以下の事業者。または、電子取引データを出力した書面を、取引年月日その他の日付および取引先ごとに整理された状態で提示・提出できるようにしている場合は、売上規模を問わず不要となります。

後者は売上高5,000万円を超える企業にも当てはまる可能性があるため、自社がどの区分に該当するかを確認しておきましょう。

出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】(令和８年７月)」

紙をスキャナ保存する場合の主な要件

紙の納品書をスキャンして保存する場合は、電子取引とは異なる要件が適用されます。主な要件は次のとおりです。

• 入力期間の制限：書類の作成・受領後おおむね7営業日以内、または業務処理サイクル（最長2か月）を経過した後おおむね7営業日以内に入力する
• 解像度・階調：200dpi以上の解像度、かつ赤・緑・青それぞれ256階調以上のカラー画像で読み取る
• タイムスタンプの付与：入力期間内にタイムスタンプを付与する。訂正・削除の履歴が確認できるシステムに保存する場合は、その確認をもって代えられる
• 帳簿との相互関連性の確保：スキャンしたデータと、関連する帳簿の記録事項とを相互に確認できるようにする
• 見読可能装置の備付け・検索機能の確保：14インチ以上のカラーディスプレイなどを備え、電子取引と同じ3項目で検索できるようにする

ここで実務上のポイントになるのが、納品書の「原本」と「写し」で扱いが分かれることです。取引先から受領した納品書は資金や物の流れに直結する重要書類にあたりますが、自社が作成した納品書の写しは一般書類に区分されます。一般書類であれば入力期間の制限がなく適時の入力が認められ、グレースケールでの読み取りも可能で、帳簿との相互関連性の確保も不要とされています。自社発行分の控えをデータ化する場合は、要件がかなり軽くなると考えてよいでしょう。

なお2023年度（令和5年度）の税制改正により、2024年1月1日以後に保存する書類からは、解像度・階調・大きさに関する情報の保存要件と、入力者などに関する情報の確認要件が廃止されました。帳簿との相互関連性の確保も、重要書類に限定されています。読み取り時に200dpi以上・256階調以上という基準そのものは残っているため、混同しないよう注意してください。

出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】(令和８年７月)」

納品書を電子化する際の注意点

納品書の電子化を進めるうえでは、法要件を満たすことに加えて、取引先との関係や社内の運用体制にも目を向ける必要があります。ここでは、実際に導入した企業がつまずきやすい3つのポイントを整理します。

取引先への事前確認と同意取得

納品書を電子データで送付する場合、法令上の義務ではないものの、検収や支払処理のフローに影響するため、取引先の了承を事前に得ておくことが実務上の前提となります。なお、適格請求書（インボイス）を納品書として交付している場合も、消費税法上は電磁的記録による提供が認められており、相手方の承諾は要件とされていません。

実務では、電子化の開始時期と配信方法を記載した案内文を送付し、書面またはメールで同意を得る方法が一般的です。あわせて、専用ページのURLやログイン情報、受け取り方法の手順を伝えておくと、切り替え時の問い合わせを減らせます。

一方で、社内規定や検収の運用上、紙の納品書でなければ受け取れないという取引先も一定数存在します。その場合は無理に切り替えを求めず、当面は紙での送付を継続する判断も必要でしょう。電子化への同意が得られた取引先から段階的に移行し、紙の発送作業についても一括で完結できるツールの活用などを検討していくのが現実的です。

セキュリティ対策

納品書には取引先名や取引内容、金額といった機密性の高い情報が含まれます。データで扱う以上、情報漏えいを防ぐ仕組みを整えることが欠かせません。

• アクセス権限の設定：部署や役職に応じて閲覧・編集できる範囲を限定し、担当者以外がデータを操作できないようにする
• アクセスログの管理：誰がいつどのデータにアクセスしたかを記録し、不正な操作や誤送信を早期に発見できる状態にしておく
• 通信・保管時の暗号化：送信中および保存中のデータが第三者に読み取られないよう対策する
• ID・パスワードの適切な運用：退職者のアカウントを速やかに停止するなど、ユーザー管理のルールを定める

こうした対策を自社だけで構築するのは負担が大きいため、システムを利用する場合はサービス提供元のセキュリティ体制や第三者認証の取得状況を確認しておくと安心です。

社内運用ルールの整備

電子化の効果を継続的に得るには、担当者が変わっても同じ運用が保たれる仕組みが必要です。まず決めておきたいのが、ファイル名の付け方と保存場所です。「取引年月日＿取引先名＿金額」のように命名規則を統一しておけば、検索性の確保という電子帳簿保存法の要件にも対応しやすくなります。

保存形式についても、PDFで統一するのか、システム上で一元管理するのかをあらかじめ定めておきましょう。担当者ごとにやり方が分かれてしまうと、必要な納品書を探し出せないという事態を招きかねません。

さらに、発行から保存までの流れ、承認のフロー、修正が必要になった場合の対応手順をマニュアルとしてまとめておくことをおすすめします。前述の事務処理規程を真実性の確保の措置として採用する場合は、その規程と社内マニュアルの内容に矛盾がないかもあわせて確認してください。運用ルールが文書化されていれば、引き継ぎや新任担当者の教育もスムーズに進みます。

「楽楽明細」なら発行から保存まで一気通貫で電子化できる

納品書を電子化する際は、発行方法だけでなく、取引先への配信や電子帳簿保存法に対応した保存まで含めて運用を整える必要があります。
「楽楽明細」は、これらを一つのシステムで管理できるクラウド型の電子請求書発行システムです。

• 販売管理システムなどのデータを取り込むだけで、納品書を自動作成・発行できる
• メール送付、Webダウンロード、郵送代行など、取引先に合わせた配信方法を選択できる
• 発行した帳票は電子帳簿保存法の要件を満たした状態で保存・管理でき、検索や訂正履歴の管理にも対応している

また、「楽楽明細」はJIIMA認証（電子取引ソフト法的要件認証）を取得しており、電子帳簿保存法への対応を進めやすい点も特長です。

さらに、導入時には専任サポートが設定や運用開始まで支援します。月500件の帳票を発行する場合、請求書発行業務の手間を96％削減できるという試算も公表されています（ラクス調べ）。

「楽楽明細」の導入事例：宮脇鋼管株式会社様

実際に「楽楽明細」を活用して、納品書をはじめとする帳票の発行業務を効率化した事例を紹介します。

鋼管・鋼材の加工販売を手がける宮脇鋼管株式会社様は、納品書を出荷ごとに1日分まとめて郵送しており、印刷・突合・三つ折り・封入という手作業に毎月33時間を費やしていました。「楽楽明細」の導入後は帳票発行業務全体で月間約40時間の作業時間を削減し、郵送代や封筒代などのコストも年間で約350万円削減しています。

紙の商習慣が根強い業界にあって、取引先の電子化同意率は導入当初の約50%から約95%まで高まりました。案内文の書き方を工夫したことや、切り替えを断られた際の伝え方についてラクスからノウハウの提供を受けたことが、切り替えを進めるうえで後押しになったといいます。

>> 宮脇鋼管株式会社様の導入事例はこちら

まとめ

納品書の紙運用には、発行・封入・郵送の手間、確認や再発行時のタイムロス、原本の紛失リスクといった課題がつきまといます。電子化の方法はExcel・Wordでの作成、スキャナやOCRによるデータ化、発行システムの活用の3つがあり、発行件数や社内の体制に応じて選ぶことが望まれます。

電子帳簿保存法への対応では、メールやWEBでやり取りした納品書は電子データのまま保存することが必要であり、真実性・可視性・検索性の3つの要件を満たさなければなりません。紙をスキャンする場合は入力期間や解像度といった別の要件が課されるものの、自社発行分の控えは一般書類として扱われるため、要件は比較的軽くなります。あわせて、取引先への事前確認とセキュリティ対策、社内運用ルールの整備も進めておきたいところです。

発行から配信、保存までをまとめて効率化するなら、電子帳簿保存法に対応しJIIMA認証も取得している「楽楽明細」が有力な選択肢となります。導入効果や運用イメージを具体的に知りたい方は、まず資料請求から検討を始めてみてはいかがでしょうか。

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