帳票の電子化・デジタル化とは？メリット・デメリットを解説

更新日：2026年9月3日

そもそも帳票とは？

帳票とは、企業や個人事業主が事業を営むにあたって作成された「帳簿」や「伝票」を指す会計用語です。「帳簿」の代表例は総勘定元帳、「伝票」の代表例は請求書や納品書です。帳票は日々行われる様々な取引を記録し、取引が実際にあったことを証拠として示す役割を持ちます。

帳票についてより詳しく知りたい方は以下の記事をご参照ください。

関連記事：「帳票とは？請求書・納品書など、いまさら聞けない帳票の種類と役割を解説！」

電子帳票とは

電子帳票とは、請求書や納品書、領収書といった帳票を、紙ではなく電子データとして作成・発行・保存する形式のことです。従来は紙に印刷して郵送していた帳票を、PDFやシステム上のデータとしてやり取りする点が特徴です。

電子帳票には、大きく分けて「Excelなどで作成した帳票をPDF化する方法」と「専用の電子帳票システム（クラウドサービス）を利用する方法」の2種類があります。特に電子帳簿保存法に対応しながら電子化を進める場合は、法的要件を満たした電子帳票システムを利用する方法がおすすめです。

帳票の電子化が進んでいる

昨今DX（デジタルトランスフォーメーション）が注目される中、各企業において在庫管理や人事・労務業務などのデジタル化が進んでいます。そして、こうしたデジタル化の流れは経理部門にも及んでいます。

経理部門におけるデジタル化の進んでいる領域としては、請求書や領収書など帳票発行業務の電子化があげられます。請求書などの帳票の発行業務において、従来は紙で印刷し、郵送で発行するのが一般的でした。しかし、コロナ禍に端を発したオフィス縮小の動きや、政府の働き方改革によるテレワーク推進に伴い、在宅でも対応できるよう帳票の発行業務を電子化する企業が増えています。

多くの企業が帳票の発行業務を電子化している理由は、紙の帳票には次のような課題があるためです。

• 帳票類をオフィスで保管しているため、確認や処理のために出社せざるをえない
• 帳票の印刷費用や、ロッカーや倉庫などの保管場所の確保にコストがかかる
• 紙の書類のため、紛失や摩耗のリスクがある

こうした紙の帳票の課題は、電子化によって解消することができます。帳票を電子化すれば自宅でも確認できるためわざわざオフィスへ出向く必要がなくなります。また、紙ベースでの運用と違って印刷・保管のコストがかからず、紛失や摩耗のリスクも極小化することができます。

さらに、電子帳簿保存法により、2024年1月から電子取引データの電子保存が原則義務化されています。請求書をはじめとする帳票をメール添付やWeb上でやり取りした場合、そのデータのまま保存することが求められるため、電子化の対応はもはや任意ではなく必須の経営課題になっています。国税庁も「電子帳簿等保存制度を利用することで、経理の電子化による生産性向上やテレワークの推進等が可能です」と帳票電子化のメリットをPRしており、官民共に帳票電子化への対応が急務となっています。

出典：国税庁「国税庁の取組紹介 電子帳簿保存」

帳票を電子化するメリット

帳票を電子化するメリットは次の点です。

• 手間を削減できる
• コストを削減できる
• 管理・保管がしやすくなる
• テレワークを推進できる
• フォーマットの変更に対応しやすくなる
• セキュリティ面のリスクを軽減できる

以下、それぞれについて詳しく解説します。

メリット1：手間を削減できる

たとえば請求書や領収書を取引先へ郵送する場合、請求書の印刷、封筒への宛名書きと封入、発送（ポストへの投函）といった作業が必要ですが、電子で請求書や領収書を発行すれば、印刷・封入・発送の手間が削減できます。そのため、空いた時間でその他の業務に余裕を持って取り組むことができるようになったり、より付加価値の高い業務に時間を割いたりすることができるようになります。

メリット2：コストを削減できる

請求書や領収書を紙で送る場合は、紙の印刷代や切手代が必要です。しかし、電子で請求書や領収書を発行すれば、印刷代や切手代が不要になるだけでなく、5万円以上の領収書で必要だった印紙代も不要となるため、コスト削減につながります。

2026年6月には郵便料金を柔軟に改定できるようにする改正郵便法が成立し、2027年度以降に郵便料金が値上げされる可能性が高まっています。発行件数が多い企業ほど、コスト削減のインパクトは大きくなるでしょう。

メリット3：管理・保管がしやすくなる

帳票を紙で保管する場合は保管スペースが必要ですし、必要な書類を多くの紙書類の中から探すのは大変です。

電子データであれば保管スペースは不要となり、検索ができるようになるため、過去のデータも探しやすくなります。紙保管の場合にありがちな「ファイリングされた過去の書類を片っ端から確認する」という作業から解放され、管理・保管の手間を大幅に削減できるでしょう。さらに、電子データの場合は紙と違って、汚れたり摩擦でこすれて読みにくくなったりすることもありません。

メリット4：テレワークを推進できる

出社とテレワークを組み合わせたハイブリッドな働き方が定着しつつある一方で、紙の帳票を扱う業務は在宅では完結しづらく、印刷・封入・発送作業のためだけに出社が必要になっている企業も少なくありません。しかし電子化によって帳票のペーパーレス化を実現することができれば、「印刷・封入・発送」といった作業が不要になります。そのため、在宅勤務でも帳票発行が可能となり、結果として経理担当者のテレワーク推進、負担軽減につながります。

なお、働き方の柔軟性は求職者が仕事を選ぶ際の判断材料の一つになっており、テレワークに対応できる業務体制を整えていることが、採用面で評価されるケースもあります。

メリット5：フォーマットの変更に対応しやすくなる

紙の帳票でフォーマットを変更する場合、印刷済みの用紙をすべて刷り直す必要があり、時間もコストもかかります。一方、電子化した帳票はテンプレートをデータ上で管理しているため、テンプレートを一度修正するだけで、以降発行するすべての帳票に反映されます。

そのため、取引先から記載項目の追加を求められた場合や、法改正によって帳票の記載事項が変わった場合でも、印刷物を刷り直すことなく迅速に対応できます。

メリット6：セキュリティ面のリスクを軽減できる

紙の帳票書類は、紛失や盗難のリスクがありますが、電子化してデータへのアクセス権限を設定すれば、それらのリスクを軽減することが可能となります。また電子データであればバックアップをとることができるため、データ損失のリスクも大幅に軽減できます。さらに、タイムスタンプを付与すれば、いつ作成・保存されたデータかを証明でき、あとから内容が改ざんされていないことを示せるため、紙での管理よりもセキュリティ面で安心です。

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帳票を電子化するデメリット

次に、帳票を電子化する際のデメリットを見ていきましょう。

• コストがかかる
• 業務フローの見直しが必要
• 取引先の協力が必要になる

デメリット1：コストがかかる

システムやツールを導入する場合は、IT環境の整備やシステム、ツール導入のための初期コストやランニングコストが発生します。一方で、システムやツールの導入によって人件費、紙代、印紙代、保管費用といったコストの削減をすることができるため、トータルで見るとコストメリットがある（コストの削減効果が導入費用を上回る）ことが多いです。

デメリット2：業務フローの見直しが必要

システムやツールを導入すると、これまで紙書類を前提としていた業務フローを見直す必要が生じます。ただ、業務フローの再構築は属人化している業務を見直すよい機会にもなるため、結果としてより効率的な業務フローに変えていくことも可能でしょう。

デメリット3：取引先の協力が必要になる

これまで紙で送付していた請求書や領収書を電子発行する場合は、取引先の理解を得て対応してもらう必要があります。取引先によっては、紙でないと受け取ってもらえないケースもあるでしょう。そういった取引先がある場合は、取引先によって電子発行と郵送（紙発行）を選択できるシステムを利用することをおすすめします。

帳票電子化ツールを選ぶポイント

ここまで記事をお読みいただいた方の中には、帳票を電子化するメリット・デメリットはわかったが、実際にどのように電子化したら良いのか疑問に思う方もいるでしょう。電子化する方法は主に「Excelなどで作成した帳票をPDF化する方法」と「帳票ツール（システム）を利用する方法」の2つがありますが、電子帳簿保存法に対応しながら電子化を進めるなら「帳票ツール（システム）を利用する方法」がおすすめです。

とはいえ、帳票ツールにはさまざまな種類があるため、違いがわからず、どのように選べばよいかわからないという方もいるでしょう。そこで、帳票ツールを選ぶ際のポイントとして次の4点を解説します。

• 電子帳簿保存法に対応しているか
• 自社の運用フローに乗せやすいか
• ツール（システム）が使いやすいか
• 費用対効果が見合っているか

ポイント1：電子帳簿保存法に対応しているか

ツール（システム）側が電子帳簿保存法に対応していれば、経理担当者が細かく電子帳簿保存法の適用要件をチェックする必要がありません。選択するツールが「JIIMA認証」を受けたものであれば、なお安心して利用することができます。「JIIMA認証」とは、市販されているソフトウェアやソフトウェアサービスが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、法的要件を満たしていると判断したものをJIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）が認証する制度です。JIIMA認証を受けているツールは国税庁のホームページから確認することができます。

出典：国税庁「JIIMA認証情報リスト」

ポイント2：自社の運用フローに乗せやすいか

たとえば、既存の運用フローで販売管理システムと連携している場合、その既存システムとの連携が可能かどうか、あるいはデータをアップロードする際のファイル形式（PDF/CSV）に規定があるのかどうかなどを事前に確認しましょう。また、システムによっては帳票フォーマットを自由に調整できないものもあります。現在使用している帳票のフォーマットが、システム導入後も再現できるかについても確認しましょう。必要に応じて自社のシステム部門に協力を仰ぐことで、スムーズに運用できるようになります。

ポイント3：ツール（システム）が使いやすいか

発行側はもちろん、受け取る側が使いやすいかどうかは、スムーズに電子化を進めていく上で重要です。また、システムによっては便利な機能を多数搭載していますが、機能が多すぎるとかえって操作やフローが複雑になり、使いにくくなるということもあります。ツールを導入してから使いにくいことに気づいても遅いので、事前に自社の運用に必要な機能を検討した上で、実際の搭載機能と使用感を確認できるデモンストレーションやトライアルの機会を提供しているツールを選ぶとよいでしょう。

ポイント4：費用対効果が見合っているか

電子帳票システムの費用は、初期費用・月額費用に加えて、発行件数に応じた従量課金が発生するケースもあり、料金体系はサービスによってさまざまです。安さだけで選ぶと、必要な機能が不足していたり、発行件数が増えた際に想定外のコストがかかったりすることもあるため注意が必要です。

選定の際は、単純な月額費用の比較だけでなく、これまで発生していた印刷代・郵送費・人件費（作業時間）がどれだけ削減できるかを試算し、トータルでのコストメリットを確認することをおすすめします。多くのサービスでは資料請求時に概算費用の相談ができるので、自社の発行件数をもとに見積もりを取ってみるとよいでしょう。

帳票作成ツールを導入するメリットやデメリットについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

関連記事：「帳票の作成方法は？帳票作成ツール導入のメリット・デメリットも解説」

帳票を電子化するなら「楽楽明細」がおすすめ

帳票を電子化するなら、請求書や領収書、見積書などのあらゆる帳票を電子発行できるクラウド型のシステムである「楽楽明細」がおすすめです。「楽楽明細」は簡単操作で帳票を電子発行でき、発送まで自動化できるため「印刷・封入・発送」の手間を削減できます。さらに、手作業が減るので入力間違い、送付間違いといった人的ミスも減らすことができます。また、もともと郵送費がかかっている業務であれば、コストメリットが出やすいシステムです。

また、電子帳簿保存法にも対応しており、JIIMA認証も取得済みです。資料請求の他に、無料デモやトライアルもあるため、実際の画面で使いやすさを試し、既存の運用フローに乗せやすいかを事前に確認することができます。まずはお気軽にお問い合わせください。

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「楽楽明細」導入による帳票の電子化の成功事例

最後に、「楽楽明細」を導入して帳票の電子化に成功したお客さまの事例を2つご紹介します。

宮脇鋼管株式会社様の事例

鋼管 ・鋼材の加工・販売を手がける宮脇鋼管株式会社様。以前は納品書だけで月33時間、請求書発行に月7時間以上を手作業で費やしており、封入ミスや宛先間違いへの精神的な負担も大きな課題でした。

「楽楽明細」導入にあたっては、取引先の理解を得られるかが最大の懸念でしたが、切り替えの進め方についてのサポートを受けながら段階的に進めた結果、当初50%程度だった切り替え率が、現在では約95%まで向上。月間で約40時間の作業時間削減、年間で約350万円のコスト削減を実現しています。

導入事例：宮脇鋼管株式会社様「年間350万円のコスト削減を達成、持続可能な高生産組織の実現へ」

株式会社丹青社様の事例

総合ディスプレイ業を営む株式会社丹青社様。毎月、注文書や注文請書、検査依頼書、支払表、合計請求書など、取引先との双方向のやり取りを含む複数帳票を約4,000件取り交わしており、これらの電子化を目的に「楽楽明細」を導入しました。

導入後は、郵送処理のための出社が不要になりました。あわせて帳票発行と保管のフローを見直したことで、見積書と注文請書の紙保管業務は92%削減。取引先からの返送スピードも向上し、発行当日に約6割以上が返送されるようになりました。導入時75%だった電子化率も、1年間の運用で92%まで向上しています。

導入事例：株式会社丹青社様「『注文書』『注文請書』『検査依頼書』など複数帳票の電子化に成功！運用開始から1年で電子化率は92%に」

これら以外にも業種、帳票の種類、発行件数に応じた多くの導入事例があり、以下のページでご紹介していますので、是非ご覧ください。

「楽楽明細」の導入事例一覧はこちら＞＞＞

まとめ

帳票を電子化することで、業務効率化、コスト削減を実現でき、テレワークを推進することも可能となります。帳票を電子化する際は、JIIMA認証を取得した帳票ツールの導入がおすすめです。JIIMA認証を取得した帳票ツールの中から、無料デモやトライアルの機会が設けられているツールを選ぶとよいでしょう。実際の使いやすさ、既存の運用フローに乗せやすいか、そして費用対効果が見合っているかを事前に確認できれば、スムーズにツールを導入できます。

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記事執筆者紹介

株式会社ラクス「楽楽明細」コラム編集部

「楽楽明細」のコラムでは請求書や領収書、支払明細書などの各種帳票の発行方法や、経理業務を効率化する方法などについてご紹介します！