ラクス、ビズリーチ、弁護士ドットコム主催の「紙に縛られない働き方」プロジェクト 企業の紙に縛られない働き方・生産性向上の実現に向けデジタル化事例などを発表
「紙に縛られない働き方」プロジェクトを運営する株式会社ラクス（以下、ラクス）、株式会社ビズリーチ（以下、ビズリーチ）、株式会社弁護士ドットコム（以下、弁護士ドットコム）は、紙に縛られない働き方・生産性向上の実現に向けた共催セミナーを2023年9月20日に開催しました。
デジタル化によるペーパーレス促進に向けた、バックオフィス事例を通して「紙に縛られない働き方」へ
セミナーでは、柔軟な働き方・生産性向上の実現を目指す企業向けに、バックオフィスのデジタル化によるペーパーレス事例を各社が一挙に公開しました。
経費精算システム「楽楽精算」を導入したペッツファースト株式会社様の事例
＜「楽楽精算」導入前の経費精算における課題＞
“紙”中心の経費精算業務に丸3日間を要し、効率化・働き方の改善は大きな課題となっていた
- 経費申請書を”紙”で印刷し、申請者→承認者→経理へ回付する運用フローが存在
- 5つのグループ会社と全国の71店舗*1から本社へ”紙”の領収書を送付
- 紙の領収書の受領、紙を見ながら作業するため出社以外の働き方の選択肢はなかった
*1…インタビュー当時の情報をもとに記載
＜「楽楽精算」導入後の効果＞
丸3日間要していた経費精算業務を”半日”まで削減
- 「紙」ありきの経費精算業務フローを、「楽楽精算」導入によりデジタル化に成功
- 申請者→承認者→経理担当者 スマートフォンやパソコンにて作業することが可能となり、効率化も実現
- 紙の領収書受領、紙を見ながら作業する必要がなくなり、経理もテレワーク導入で働き方の選択肢が増加
勤怠管理システム「HRMOS勤怠」を導入した株式会社ケイ・エム・ディ・エス様の事例
＜「HRMOS勤怠」導入前の勤怠管理における課題＞
派遣社員の勤怠データを印刷・ハンコ承認・FAX送信したものを手作業で確認する負荷が大きかった
- Excelで勤怠データを入力、印刷→申請者、承認者がハンコ押印→FAXで本部送信という紙ありきの業務フロー
- 手作業による入力ミスが起きやすいことに加え、在宅勤務の導入で、ハンコ押印ができないケースが発生
- 月末に勤怠実績表を提出するため、リアルタイムでの各個人の勤務状況が分からない
＜「HRMOS勤怠」導入後の効果＞
申請、承認、勤怠集計をデジタル化。印刷、押印、手作業が不要となり、勤怠管理における紙書類がゼロに
- 簡単に申請ができ操作が簡単なので業務レクチャーの工数を削減することに成功
- 紙へのハンコ押印から、デジタル上での承認に変化し、日々の確認作業負荷が軽減
- 手入力が不要となりリアルタイムでの管理が可能となったため、勤怠管理の信用性と安心感が向上
電子契約システム「クラウドサイン」を導入した株式会社メディカルシステムネットワーク様の事例
＜「クラウドサイン」導入前の契約業務における課題＞
紙のため、契約締結をする営業と押印・管理する管理部、両者に作業工数負荷があった
- 営業は、契約締結完了まで2~3週間要し、契約書に押印してもらい郵送する負荷が存在
- 管理部は、押印、押印した契約書の返送、山のようにある契約書の整理や管理の負荷が存在
＜「クラウドサイン」導入後の効果＞
紙をデジタル化することで、契約までのリードタイム短縮、押印の手間削減、契約管理の効率化を実現
- 2~3週間要していた契約までのリードタイムは3~4日に短縮
- 毎月100件近くの契約書に押印していたが、すべてクラウドサイン上でデジタル化しペーパーレスを促進
- 紙だと過去の契約書を探す手間やExcelによる期日管理が不要に。クラウドサイン上で簡単に検索、管理が可能
経費精算、勤怠管理、各種契約において、紙の業務が多く存在していた企業が、それぞれの領域をデジタル化するシステムを導入することで、ペーパーレスを促進しています。
その結果、テレワークの導入などの働き方の選択肢が増え、負荷となっていた業務が効率化され生産性の向上を実現しています。
「紙に縛られない働き方」プロジェクトでは、今回紹介した事例と同様の課題がある企業様を引き続き支援していきます。
企業のデジタル化、ペーパーレス促進に向けた各社代表者のコメント
株式会社ラクス 楽楽クラウド事業本部
楽楽精算事業統括部 営業統括部 東日本広域営業部 部長
名和 吉昭（なわ よしあき）
今まで「長時間をかけてExcelで資料を作り、印刷して紙を提出する」といった生産性という観点での不都合や、
「紙書類を受け取るため、出社しなければならない」などの紙業務による働き方の制約を感じた方も多いと思います。もちろん、今の業務フローに慣れているため、現状を維持する判断が悪い訳ではありません。一方で、紙業務をデジタル化しペーパーレスを推進した時の働き方の自由度や、今まで費やしていた作業時間や手間が一気に効率化されるということを把握するのは大切なことです。そのうえで、各社に合わせた最適な業務フローを構築することが最重要だと考えています。当社の通常活動はもちろん、本プロジェクトでの活動を通して、「ペーパーレス」を目指す企業に寄り添い適切なサポートを行っていきます。
株式会社ビズリーチ HRMOS事業部 IEYASU推進室 室長
IEYASU株式会社 代表取締役
川島 寛貴（かわしま ひろたか）
働く人のなかには、「今勤めている会社のデジタル化が進んでいない、テレワークが無くなったので転職を検討する」という方がいらっしゃいます。また、求人を出す企業は「働き方の情報はもちろん、勤怠管理はHRMOS勤怠、経費精算は〇〇」といった、使用しているシステム名を情報掲載し、求職者へコミュニケーションをするケースも増えてきています。
柔軟な働き方を実現する環境整備や業務効率化に向けたシステムの導入は、従業員の働く環境をより良くするだけではなく、採用候補者に選ばれるきっかけにもなります。
そのためにも、まずは、一番簡単にデジタル化できる領域を見つけチャレンジすることが大切だと捉えています。
それにより、業務効率化の小さな成功を体感し、それを社内に共有することで、他の業務領域までデジタル化が広がっていく事例は多くあります。そのような第一歩を踏み出せるよう、引き続き支援していきます。
弁護士ドットコム株式会社 クラウドサイン事業本部 事業戦略部
プロダクトマーケティンググループ グループマネージャー
安藤 陽介（あんどう ようすけ）
業務のデジタル化は、情報をリアルタイムで把握でき、過去の情報やデータを蓄積できるようになることがメリットです。また、データ連携することで、関連する業務と業務をつなぎ合わせ生産性をさらに引き上げていく効果があります。紙の課題が顕在化しており、業務のデジタル化をしたくても、着手できていない企業も多く存在しています。そのような企業は「ペーパーレスに取り組む」という行動の旗振り役を選任することがオススメです。経営者自ら、中期経営計画の一つに「ペーパーレス」を掲げられ取り組まれる企業もあります。
主体となる方を定めることで、実行まで結びつくケースは多くあり、これから取り組む企業にとって参考になるはずです。
会社概要
株式会社ラクス
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- 名称
- 株式会社ラクス
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- 本社
- 東京都渋谷区千駄ヶ谷5-27-5 リンクスクエア新宿
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- 設立
- 2000年11月1日
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- 資本金
- 3億7,837万円
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- 代表者
- 代表取締役 中村崇則
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- 事業内容
- クラウドサービス事業
株式会社ビズリーチ
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- 名称
- 株式会社ビズリーチ
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- 本社
- 〒150-0002 東京都渋谷区渋谷2-15-1
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- 創業
- 2009年4月
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- 資本金
- 1億3,000万円
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- 代表者
- 株式会社ビズリーチ 代表取締役社長 酒井 哲也
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- 事業内容
- HR Techのプラットフォーム・SaaS事業
弁護士ドットコム株式会社
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- 名称
- 弁護士ドットコム株式会社
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- 本社
- 〒106-0032 東京都港区六本木四丁目1番4号 黒崎ビル
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- 設立
- 2005年7月4日
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- 資本金
- 460百万円（2023年6月現在）
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- 代表者
- 元榮 太一郎
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- 事業内容
- ポータルサイト、契約マネジメントプラットフォーム事業
本件に関するお問い合わせ先
楽楽クラウド事業本部 マーケティング統括部
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- 担当者
- 広報／PR
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- TEL
- 03-6675-3623
-
- FAX
- 0120-82-5348
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- pr@rakus.co.jp
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