ホテル向け
対応漏れを
見落とした1件が、クレームになる前に。
対応漏れを
仕組みでゼロへ。
大事な問い合わせの見落としや返信漏れ。現場の混乱をまとめて解決します。
ホテルの問い合わせ対応の課題は
「楽楽自動応対」で解決
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- 確認中の保留メールが
他のメールに埋もれる
食事相談やプラン変更などの「後で返信するつもりだった」問い合わせが、OTA通知メールに埋もれて返信が漏れてしまう。
- 確認中の保留メールが
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- 口頭やメモでの引き継ぎに
依存し対応漏れが発生する
シフト交代のたびに口頭や紙のメモで申し送りをしているため、伝達漏れがあっても気づきにくい。
- 口頭やメモでの引き継ぎに
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- 過去のやり取りを都度検索する
のに時間がかかる
予約確定前の相談やお客様との細かなやり取りはPMSに残らず、必要になるたびにメールを遡って探している。
- 過去のやり取りを都度検索する
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- スキルによる外国語対応や
対応品質のばらつきが目立つ
語学力や経験の差で対応できるスタッフに負担が偏ってしまう。
- スキルによる外国語対応や
ホテルの問い合わせ対応は
「楽楽自動応対」にお任せ！
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REASON01
返信が必要なメールは専用タブで見失わない
Point！
- 「支配人確認中」「保留」など独自のステータスタブを作成でき、確認中のメールが受信ボックスに埋もれない。
- メール画面上から直接メンションで相談できるため、確認すべき案件だけを一瞬で抽出し指示できる。
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REASON02
「あのメール返した？」の確認も引き継ぎの手間もまとめてゼロに
Point！
- 各問い合わせをどこまで対応したかがひと目でわかり、「返信したつもり」の漏れを防げる。
- メールごとに申し送りメモを残すことができ、過去の対応履歴も簡単に呼び出せるため、シフト交代時の引き継ぎ内容がすぐにわかる。
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REASON03
PMSに残らない予約前のメールも一括で見える化
Point！
- メールアドレスをキーに、過去のすべてのやり取りをワンクリックで一括表示。PMSに残らない相談段階のやり取りもすぐに確認できる。
- シフト変更があっても今までの対応経緯がすぐにわかる。
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REASON04
返信文づくりと外国語対応の手間をAIで大幅に削減
Point！
- 過去の履歴をもとにAIが返信案を作成。細かな言いまわしも迷わず作成できる。
- 送受信メールをAIが自動翻訳。外国語で来たメールも日本語でいつも通り対応可能。
ホテルの問い合わせ対応は
「楽楽自動応対」にお任せ！
導入企業様の声
株式会社チョイスホテルズジャパン 様
- 利用規模単位
- 全国のホテルにて利用
- 用途
- 問い合わせ管理
- 業種
- サービス
全国100ホテルを展開する企業が実現した、メール対応の効率化とブランドの信頼を両立する仕組みとは
導入前の課題
- 対応状況を数値で把握できず、データに基づいた各ホテルの品質改善を図れない
- 受信・送信メールが同じ画面に混在し、案件が埋もれて返信漏れが発生
- 添付ファイルの暗号化や誤送信防止の機能が不十分で、情報管理に不安
導入後の効果
- 各ホテルの対応状況を可視化し、データに基づく傾向分析と改善が可能に
- 対応ステータスごとにタブで整理され、見落としや対応遅れを確実にフォロー
- 添付ファイルの自動暗号化や送信後の取り消しにより、誤送信を防ぐ仕組みを構築
- データ抽出が容易で、導入効果を数値で示せるため経営層への報告にも活用
よくあるご質問
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じゃらんや楽天トラベルなどの大量のOTA予約通知メールで受信ボックスが埋め尽くされています。返信すべきメールだけを選別できますか？
「自動振り分け機能」と「自動完了設定」で、返信すべきメールを可視化できます。OTA予約通知メールは、送信元ドメインや件名のキーワードをキーにして、自動的に「対応完了タブ」へ直接移動させることができます。
その結果、新着タブにたまるメールの数が大幅に減り、食事内容や記念日の相談といった返信が必要なメールを見落とすことがなくなります。 -
24時間のシフト勤務でスタッフが頻繁に入れ替わります。引き継ぎの手間や、対応の漏れ・遅れは本当に無くなりますか？
削減・防止できます。口頭、社内掲示板、紙のメモなどで引き継ぎを行っていると、紛失や伝達漏れが発生します。
「楽楽自動応対」では、メール1通ごとにチャット感覚で次の担当者へコメントを残すことができます。「〇〇の確認をお願いします」「支配人確認中です」といったタスクや経緯をメールに紐づけてそのまま残せるため、スムーズに引き継ぎが完了します。 -
フロント業務の合間にメール対応をしており、専任の担当者を置けません。そんな体制でも使いこなせますか？
はい、まさにそのような「マルチタスクで多忙な現場」で効果を発揮します。通常のメーラーとは異なり、メールごとに「新着」「返信処理中」「対応完了」という進捗ステータスや対応している担当者が可視化されます。フロント対応の合間に画面を開いた際、「今、誰がどのメールに対応しているか」「自分が対応すべきメールはどれか」がすぐに判別できるため、メールを探したり確認したりする作業に時間を取られることがなくなります。 -
過去の対応履歴を確認したいとき、予約管理システム（PMS）を開かなくてもすぐに確認できますか？
はい、ワンクリックで瞬時に呼び出せます。メールアドレスをキーにして、そのお客様についての過去の対応履歴が一覧で表示されます。
通常メーラーでは起こりがちな、過去の経緯を確認するためにお客様の名前で検索して遡るといったタイムロスがなくなります。 -
インバウンドの問い合わせが急増しています。英語が堪能なスタッフがいないシフトの時、返信が遅れてしまうのですが、対策はありますか？
AI翻訳機能をご活用ください。これまでは外国語のメールが届くたびに、外部の翻訳ツールへテキストをコピー＆ペーストして往復する無駄な時間が発生していました。
「楽楽自動応対」では、受信した外国語メールの自動翻訳はもちろん、日本語で作成した返信文もワンクリックで相手の言語へ翻訳できます。さらにその翻訳結果のニュアンスを日本語で確認する「逆翻訳」まで画面内で完結します。語学スキルに依存することなく、どんなスタッフでもインバウンド対応が可能です。
英語や中国語など約40言語に対応しています。
「楽楽自動応対」について、詳しく知りたい方はこちら！
