アイムファクトリー株式会社「このメール対応した？」をなくせる。
個人アドレスから共有アドレスへの切り替えで情報の属人化解消！

個人アドレス運用による弊害が多発！共有アドレス化が必要に

まず、「楽楽自動応対」をご利用いただいている部署の業務内容について教えてください。

岡安様

フリーランス事業部は、企業様へのフリーランス人材提案や企業様からの案件紹介対応、フリーランスエンジニアとのやりとりなどを行っていて、「楽楽自動応対」は企業側とのやりとりをメインに利用しています。

野田様

人材紹介事業部も同様で、「楽楽自動応対」は企業側とのやりとりを中心に利用しています。

「楽楽自動応対」導入のきっかけとなった課題は何だったのでしょうか。

辻川様

元々共通のメールボックスはあって、担当が休暇を取る時にメール共有のため転送しておくといった運用だったのですが、段々と「とりあえずCcに入れておく」運用になってしまいました。結果、共通メールを宛先に含むメールは2重返信を防ぐため、個人チャットで対応者の確認を取る手間が日常的にありました。
また、事業規模拡大に伴い共通メールボックス内のメールを誰が対応しているのかが分からず、重要なメールを見逃すといった漏れも発生し始めていました。

あとは企業担当が変わることがあるとその都度、個人Outlookの振り分け設定を変更するのが大変だったり、採用管理ツールに個人アドレスで登録していると担当変更のたびに人事にアドレス変更依頼をしないといけなくて迷惑がかかったりといろいろ弊害があり、これは共有メールアドレス化して1つの大きなメールフォルダで振り分けられるようにしないと事業拡大の足かせになるな…というところで、「楽楽自動応対」を導入しました。

人材検索ができる”データベース”としても活用

「楽楽自動応対」をどのように活用されているか教えてください。

岡安様

フリーランス事業部では、企業様からの案件紹介にマッチする人材を検索するための”データベース”のような使い方をしています。
各ビジネスパートナーからいただいた人材の提案メールを1つのフォルダに集約しておき、ここで必要なスキルなどで検索すれば企業に合った人材が一括で探せるといった仕組みです。

あとデータベースの他に”漏らしちゃいけないメール”は別で振り分け設定しています。たとえば成約につながる商談メールや契約周りのメールは、スピード感を持って対応しないといけないので別フォルダで対応状況を管理しています。

野田様

人材紹介事業部では、企業担当者ごとにフォルダを分けていて、担当企業様のFromアドレスで各フォルダへ自動で振り分けるよう設定しています。各担当者は自分のフォルダを見れば未対応のメールがひと目で分かるといった感じですね。

別で”どこにも振り分けられていないメール”フォルダも確認して各企業担当へ振り分ける形で運用をしています。

他の部署でも「楽楽自動応対」は利用されていますか？

辻川様

ほぼ全部署で利用していますね。フリーランス事業部と人材紹介事業部の他に管理本部、問い合わせ対応用、個人情報用と全部で5つ契約しています。管理本部ではフリーランスの方の作業報告書対応をしているので、月末に各エンジニアさんから送られてくる大量の作業報告メールを「楽楽自動応対」に集約して、そこを管理本部も企業担当も見れるようにする形でスムーズに対応できるようにしています。

「楽楽自動応対」に情報集約することであらゆる業務が効率化

「楽楽自動応対」を導入したことで、便利になったことやできるようになったことを教えてください。

岡安様

フリーランス事業部の場合、1日何十～何百件もくる企業様からの案件紹介にマッチする人材をカンタンに検索できるようになったことはすごく便利です。導入前はすべて個人アドレスで受け取っていたので、それぞれの担当者がOutlook検索をかける必要があり、時間と手間がかかっていました。

あとは担当変更や退職などの引き継ぎ、PC不良による交換のたびに発生していたOutlookの振り分け設定の修正が必要なくなりました。

野田様

人材紹介事業部の場合、導入前は「このメール対応した？」といった口頭確認がオフィスで飛び交っていたのが、導入後はなくなりました。

辻川様

前提として弊社は対応スピードも重要な顧客への提供価値であると考えており、メールのレスポンスはなるべく早くしましょうというのが基本方針です。
たとえば担当者が面談や打ち合わせに入ると個人アドレスの場合は対応が止まってしまうところを、「楽楽自動応対」でメールを共有することで別の担当者が確認でき、まだ返信されていないこともひと目でわかるので対応可能な部分を先に進めることができ、その分のタイムロスがなくなりましたね。

「楽楽自動応対」で特に便利だなと思った機能はありますか？

岡安様

「振り分け機能」が良いですね。たとえばドメインで振り分けるだけじゃなく複数のキーワードを”かつ”や”または”で上手く組み合わせれば複雑な振り分け条件を組めるので便利です。

野田様

僕は「対応状況管理機能」が良いと思います。新着フォルダを見るだけで対応すべきメールが一覧で確認できて、対応完了したメールもフォルダ移動してくれて消えるわけじゃないので見返せるところが便利です。

岡安様

返信処理中フォルダに移動するのも良いですね。別の作業中に返信ウィンドウを閉じちゃって「あれこのメール返したかな？」みたいな事態になっても返信したかがすぐ分かるので。

導入時、メーラーを切り替えることに対して社内で抵抗はありましたか？

岡安様

やっぱり使い慣れているからOutlookで返信してしまうとか、「楽楽自動応対」での振り分け設定が定着せず振り分け前の親フォルダ内で返信してしまうといったことはありました。今はもうほとんどないです。

朝とか夕方のタイミングで、親フォルダ内で対応完了にしてしまっているメールや未対応のままのメールがないか確認して、あればその担当者と個別に時間を設けてその場で振り分け設定していくといった感じで徐々に定着させていきました。

「楽楽メールマーケティング」のBridgeプランとの連携でより幅広い提案が可能に

弊社の「楽楽メールマーケティング」のBridgeプランもご利用いただいていますが、どういった用途でご利用いただいているのでしょうか。

辻川様

フリーランス事業のtoB、toC、人材紹介事業のtoCといった3つの用途で利用しています。それぞれのデータベースを配配メールに入れ込んで、細かくセグメントを分けて配信するといった形ですね。

toC向けは自社サイトやコラム記事の案内といったメルマガ配信を行っています。フリーランス事業のtoB向けは、懇意にしている取引先企業様へ人材をご提案する時に利用しています。
利用中のCRMでもやろうと思えばできるのですが、送信速度制限問題や細かく条件を区切ったご提案がしにくく手間もかかるので、配信メールの仕組みを代用して利用しています。

■関連ページはこちら >>新規開拓もおまかせ！見込み客を効率的に発掘できる「楽楽メールマーケティング」のBridgeプランとは

「楽楽自動応対」と「楽楽メールマーケティング」のBridgeプランを連携させた活用シーンなどあれば教えてください。

辻川様

「楽楽メールマーケティング」のBridgeプランからのメール配信は共有アドレスを使っているので、返信は「楽楽自動応対」で受信・対応しています。

岡安様

それで言うと、フリーランス事業部の場合、人材提案に対していただく案件を今までだと各個人で扱っていたので”その人材に対する案件”といった扱いでしたが、「楽楽自動応対」で受信することで誰でも案件メールが見られるので”Aさんには合わなかったけどBさんには合うよね”といった形で広く見られるようになったのは、「楽楽自動応対」で受信するメリットですね。

もちろんいただいた案件はCRMに登録するので後で別の担当がCRMを検索することで気づくこともできますが、圧倒的にスピードが早くなりました。

辻川様

あと連携とは関係ないかもしれないですが、「楽楽自動応対」と配配メールのUIが似ているところが良いです。色々なSaaSを入れているので心理的負荷がなくて良いです。

最後に、「楽楽自動応対」を検討している企業へメッセージをお願いします。

野田様

メールを見逃すだけで機会損失が起きてしまったり、情報管理といった面でも課題を抱えている企業があれば、「楽楽自動応対」を導入することで改善できると思うのでぜひ検討してみてください。

岡安様

情報管理の属人化が起きやすい中で、すべての情報をデータベース化するのは難しいので、メールシステムを一緒にすることで全員で共通して情報管理やメール対応できるというのはおすすめポイントです。

辻川様

新しいシステムを導入する際に大変なのは定着させることだと思うのですが、「楽楽自動応対」はUIも見やすく難しい機能が入っているわけでもないので定着させやすい仕組みだと思います。ちゃんと使う意思を持てば「楽楽自動応対」で業務が変わると思うので、頑張ってほしいです。

ありがとうございました。