株式会社カカクコムメーラーを一元化することで、時間と作業に余裕が生まれた。

導入前の課題

以前は商品カテゴリごとの代表アドレス宛に来るメールを、担当チーム全員に転送し、その時対応できる担当者が返信するという体制でした。
メーラーも個人ごとに異なっていたので情報を共有しづらく、業務が煩雑になっていました。
また全員ですべてのメールをチェックしていたので、膨大な時間のムダがありましたし、どのメールを誰が対応するかを決めるのも一苦労でした。
また、部に新しく社員が入る時は、その度に設定が必要でシステム担当者の負担に。スパムメールも非常に多く、削除する手間も課題でした。

導入の流れ

導入のキッカケは、カスタマーサポートチーム（以降、CSチーム）の新設です。
さらに、CSチームだけで対応できないメールに関しては、他の部署のスタッフに返信を書いてもらって、CSチームからお客様に返信してもらうといったフローを導入する際にも、フォルダの移動や担当者変更をして、どの部署の誰が対応しているのかが明確に分かるようにする必要がありました。
したがって必要な時にCSチーム以外もログインして対応できるメーラーが必要でした。

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導入後の効果

お客様対応にかける業務量をかなり減らすことができました。
個別のメーラーを使っていた時と違い、「楽楽自動応対」だとサーバー上の設定を共有できるので、スタッフ間のコミュニケーションが楽になり、メールの重複もなくなりました。
また、個人のメール確認時間も大幅に減少。今まで転送の度にすべてのメールをチェックしていましたが、自分宛の通知が来ない限りは気にせず別の仕事ができます。システム担当者も設定作業がなくなり、とても楽になったと言います。
スパムメールについても、個別の削除が不要となりとても効率的になりました。