株式会社イトーキ複数モールの管理が楽になりました。
Gmailでも防げなかった悩みの種「対応モレ」が解決！
オフィス家具や学習家具を扱うECサイトを運営する株式会社イトーキ。自社サイトだけでなく、楽天市場、Yahoo!ショッピング、Amazon、LOHACO、au PAY マーケットといった複数モールに出店し、お客様からのお問い合わせ1日20～30件を5名のスタッフで対応しています。以前使用していたインストール型のメールソフトやGmailから「楽楽自動応対」に切り替えた理由や現在の運用状況などをお伺いしました。
「楽楽自動応対」導入前の課題
- 汎用的なメールソフトの共同利用によるタスク管理の限界
- 個人情報の端末保存やアクセス管理の不備など、セキュリティ面でのリスク
「楽楽自動応対」導入後の効果
- 自動振り分けとラベル付けの活用により、対応すべき重要タスクを可視化し見落としを防止
- メモ機能を用いた対応履歴の共有により、スタッフ間の引き継ぎ業務を効率化
- クラウドでの一元管理と厳格なアクセス制御により、セキュアなテレワーク環境を構築
導入の流れ
Gmailで一部管理してみましたが、同じアカウントを複数人で利用するのでは「対応モレ」が防げず、限界がありました。
「楽楽自動応対」を知ったのは某運送会社のおすすめでした。
導入後、振り分け設定で悩んでいたちょうどいいタイミングで、「楽楽自動応対」の担当者から連絡があり助かりました。
「楽楽自動応対」の担当者からサポートスタッフ向けに使い方説明会を行ったことで、スムーズに運用開始できました。
導入後の効果
セキュリティ対策
個人情報が流出してしまうとショップの信頼を落としてしまうのでセキュリティには気をつけています。
何か問題が起きたときに誰かを疑わなくて済むように、未然に防ぐ仕組み作りは大事だと思っています。
- 送信直前に宛先や添付ファイルを再度確認するフローを組んでいる
- パソコンに保存せずクラウド上でメール管理（個人情報を分散させない）
- IPアドレスでアクセス制限
- アクセスログを簡単に確認できる仕組み作り
重要なメールの見落とし防止
モールから様々なメールが届くので、用件別に仕分けしています。
対応不要なメールはごみ箱へ振り分け設定することで、受信フォルダがスッキリします。
「在庫なし」や「入金あり」などのメールには「重要」というラベルをつけてモレないよう管理しています。
次のアクションを残して効率化
メールに付箋のようなメモを残せる「コメント機能」を活用しています。
自分用にメモを残すこともありますが、別のスタッフが作業する場合は「次はこうすればいいんだな」とすぐに理解し行動でき、業務効率が上がっています。
方針を残す以外にも電話で話した内容を残す使い方もしています。
コメントありのメールは吹き出しマークがつくので、メモ自体を見落とすことはありません。
働き方の選択肢が広がる
クラウドのメールツールなので、デスクトップでもノートパソコンでも場所に依存することなく、メールの確認や返信ができます。
テレワークのように社外から仕事をすることもでき、働き方変革※につながりました。
※イトーキ社では、働き方改革ではなく働き方変革を推進しています。
「楽楽自動応対」について、詳しく知りたい方はこちら！
