株式会社ブランドオフ離れた拠点間でも、誰がどのメールを対応中か一目でわかります。
高級ブランドアイテムの並行輸入、リサイクル販売専門店である株式会社ブランドオフ。
ECサイトの問い合わせ対応で「楽楽自動応対」をご利用いただいています。
「楽楽自動応対」導入前の課題
- 遠隔・複数拠点体制における進捗共有の難航と、それに伴う二重対応や対応漏れのリスク発生
- 拠点間での個別連絡や業務引き継ぎの手間による管理業務の増加と全体状況の不透明化
「楽楽自動応対」導入後の効果
- 迅速な進捗可視化と排他制御機能による対応漏れ・重複作業の防止
- ラベル付け機能による拠点間での迅速かつ円滑なタスク依頼体制の構築
- 各担当者の不要作業削減と本質的な対応業務への集中
導入前の課題
問い合わせ対応のメインは、金沢本社の3名が担当し、件数が多くて人手が足りない時は銀座事務所のスタッフが手伝っています。
複数名体制に加えて、離れた2拠点で問い合わせ対応業務を分け合うと管理が煩雑になり、対応漏れや二重返信が発生してしまっていました。
導入の流れ
無料のメールツールも比較検討しましたが、アカウント数や、一元管理できるメールアドレスの数に制限があり、求める機能を満たしていないので断念しました。
あるきっかけで「楽楽自動応対」のトライアルを利用することが出来たのですが、使いやすさと、当時既に利用していたネクストエンジンとの連携に魅力を感じ導入を決めました。
無料メールツールを検討するも、できることの制限が多く断念。
ネクストエンジンと連携できる利便性から「楽楽自動応対」を導入。
運用しながら、詳細な機能設定で、自社の運用に1番合うように設定。
導入後の効果
「楽楽自動応対」を使い始めてから、どのメールが「まだ誰も対応していないのか」が明確になり、対応漏れがなくなりました。また、返信作成中のメールは、他の人の「返信ボタン」が消えるので、誰かが返信作成中に他のスタッフが同じメールの返信を始めてしまうという偶然によるミスも起こり得ないので安心です。
「金沢で対応して下さい」という「ラベル」をメールに貼り付けることで、離れた拠点間での業務依頼がスムーズに。
1通ずつに「コメント」も残せるので、複数人での伝達が容易。
「ウイルス・迷惑メールオプション」で、迷惑メールが減少。かつ、誰か1人が削除すれば、他の人は迷惑メールを見ることなく、業務に取りかかることできるので、作業のダブリやムダが解消された。
「楽楽自動応対」について、詳しく知りたい方はこちら！
