平木国際特許事務所業務の効率化と安全性の向上を同時に実現できました！
国内・海外の特許・実用新案・意匠・商標に関する出願、中間処理、訴訟、鑑定、調査等を行う平木国際特許事務所。
たった１件のメールの取りこぼしでも、重大な損失に繋がる恐れがある「知的財産権」では、過去のメール履歴も重要な情報です。
海外顧客からのメールを管理するためにご利用いただいている「楽楽自動応対」の効果についてお伺いしました。
「楽楽自動応対」導入前の課題
- 単一端末による作業待ちや移動時間と業務効率の低下
- 操作制限や権限設定の不備による誤操作や情報漏洩などセキュリティ面の懸念
「楽楽自動応対」導入後の効果
- 複数端末からの同時処理体制の確立と、迅速な顧客対応
- 柔軟な閲覧・削除権限の付与と情報ガバナンスの強化
- 対応履歴・進捗の可視化による対応漏れの防止と組織的な対応品質意識の向上
導入前の課題
1つのアドレスを1台のパソコンで全メールを集約して受信し、共有利用していました。座席移動や作業待ちが発生し、とても非効率的な状態でした。
また、重要な情報であるメールの閲覧や削除の操作を誰でもできてしまうため、セキュリティ面でも不安を感じていました。
導入の流れ
メールの件数的に、専用のメールシステムを構築した場合の費用対効果は見込めませんでした。
そこでネットで検索した、複数の候補から、「楽楽自動応対」は「大手企業を含め、導入実績が豊富」だったため、問い合わせをしました。
導入後の現在では、１日160件程度のメールを25名で対応し、その履歴を全社員が閲覧、確認できるようになりました。
専用システムの構築は費用対効果が見込めず断念。ネット検索でヒットした「楽楽自動応対」へ問い合わせをした。
問い合わせ当日に回答が届き、数日後、営業担当によるデモ画面の案内を受けて導入を決定。
導入後のサポートは迅速・丁寧でこまめな経過報告も受けられるため、安心。
導入後の効果
「楽楽自動応対」でメールの送受信を一元管理することで、業務効率や安全性が格段に向上しました。
細かいところでは、送信前のプレビュー機能により、誤植を防げたり、メールを検索する際の条件設定が充実していてメールを探しやすい、といった点が挙げられます。
また、送受信のメールがグループ内で共有されていることで、対応品質への意識の高まりにも繋がっていると思います。
担当者ごとに細かい操作権限を設定することで、顧客情報の流出を抑止したり、誰が何の操作をしたかアクセスログを取得することで、セキュリティ面の安全性確保。
各パソコンから同時にメール対応ができるようになり、対応スピードがUP。メールの処理状況を一目で確認できるようになったことで、対応漏れ防止に繋がった。
「楽楽自動応対」について、詳しく知りたい方はこちら！
